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業務効率化
業務効率化は多くの企業が抱える課題です。多くの企業で労働者が減少し続け競争が激化している中で、生産性向上に向けた取り組みが進められています。生産性向上とは、より少ない資源を有効活用して最高の結果を出すことです。
日本は年々労働人口が減少しており人手不足が問題視されています。また、グローバル化が進んだことにより世界市場で企業の競争が激化しています。労働者が少なくなる中で、同じ成果を出し品質を担保しつつスピード感をもって業務に取り組まなければなりません。
業務効率化は生産性向上に向けた施策のひとつです。
生産性の向上と業務効率化は同じような言葉として使われることがありますが、本質的な意味は異なるので混合しないよう注意が必要です。
業務効率化とは作業プロセスを見直し(プロセスからムリやムダがあるものを見つけ出しそれを省き非効率的な業務を改善すること)、従業員が行う業務を円滑にすることです。
業務効率化を行うことで企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。そのいくつかを紹介いたします。
① コストの削減
ムリ・ムダを減らすことで効率よく仕事を行えるようになり、作業に係る時間が減ることにより人件費等のコストを削減できます。
②従業員の満足度.モチベーション
労働時間の短縮やITツール活用などによる業務の効率化により、働きやす
い環境が実現して従業員の仕事への満足度やモチベーションが上がりやすくなります。
③新規人材獲得い環境が実現して従業員の仕事への満足度やモチベーションが上がりやすくなります。
従業員の満足度が上がれば離職する人が減り、定着率がアップします。定着率が高くなれば自社のイメージアップを図れることとなり、人材が集まりやすくなります。さらに優秀な新規人材獲得につながります。
④生産性向上による利益増大
会社全体の生産性が向上し、利益の増大につながることとなります。利益が増えれば、設備投資や新規事業への投資を行う余裕が生まれます。
また、利益を従業員の給与や福利厚生などに還元することもでき、より会社への愛着を持つようになると思います。
また、利益を従業員の給与や福利厚生などに還元することもでき、より会社への愛着を持つようになると思います。
では、業務効率化をどのように進めれば良いのでしょうか。
①現状を把握し、課題や問題点を洗い出す
現状どのような流れで業務が行われているかを把握して可視化します。業務フローや業務マニュアルを作成し、一つずつの工程を複数名で客観的に確認することで課題や問題点が見えてくると思います。
②効率化する対象業務を決める
現状の把握や可視化ができたらどの業務を効率化させるか考えます。
一度にすべては無理ですので、業務効率化の効果が得やすいものから選ぶのが良いのではないでしょうか。
③業務改善の実施一度にすべては無理ですので、業務効率化の効果が得やすいものから選ぶのが良いのではないでしょうか。
無駄な業務の排除、業務の自動化、業務のマニュアル化、ツールの導入、アウトソーシング等会社が決めたスケジュールに添って改善業務を実施します。
④効果の検証
最後に、結果的にどのような効果があったかを評価・検証し、次の施策に活かしながら以降PDCAを回していくことが重要です。
社会の変化に合わせて働き方も多様化している中、自分の会社に何が必要で何が適切かを見極めながら業務効率化を進めていくことが大切であると考えます。
